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外出受理公证实务探究
文章信息:【发布时间:2015年04月28日17时14分50秒 作者:9jun 点击数:1128】

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外出受理公证实务探究

镇江公证处 史振军

【内容摘要】公证法律法规规定遗嘱、委托书、声明书等公证事项须申请人亲自申办,但尚有一定量申请人因客观条件所限,无法到公证处申办。又因公证办证软件使用所限,公证员外出受理也存在一定程序困难和政策瑕疵。本文试图探讨相关理论和实践,总结补救方法和操作要点。

【关键词】公证程序 公证办证软件 上门服务

拙文所试图探究的“外出受理公证”,是指受尚未谋面的公证申请人口头或者书面约请,公证处指派公证员到公证机构以外的场所上门受理公证申请的程序。根据有关法律法规规定,一般公证业务,公证当事人可以委托他人申办,但《公证程序规则》第十一条规定,“申办遗嘱、遗赠扶养协议、赠与、认领亲子、收养关系、解除收养关系、生存状况、委托、声明、保证及其他与自然人人身有密切关系的公证事项,应当由其本人亲自申办。”本文对须本人亲自申办,但是因各种原因本人不能亲往公证机构,需公证人员外出受理的公证事项进行论述。受当事人在公证处申请,在公证机构以外的场所办理公证的业务(比如现场抽奖公证、证据保全公证等)不在此文探讨之列。

一,??? 外出受理公证操作的技术困难和不利现状

长期以来,我们在公证实务中经常遇到需外出上门受理公证业务的情况,例如病危重老人在病床委托他人向公证处约请上门办理遗嘱公证,或者监狱服刑人员委托家属约请公证人员到服刑地点办理各类民事公证等等。可以说,外出上门受理公证业务体现了公证机构加强服务意识,完善服务质量的良好作风。然而,由于相关法律法规规定的不完善,尤其是新形势下公证办证网络系统和办证软件的普及实施,导致外出受理公证业务在实际操作程序上与法违背,无法施行。针对这类公证业务的名称,没有一个公认的成熟的法定称谓,笔者结合具体业务,勉强称之为“外出受理公证”,①也属直白牵强,待商榷之行。

新中国的公证行业在改革开放后蓬勃发展已逾三十年,尤其是新世纪以来,随着电脑、网络作为社会科技迅速发展的新型生产力,互联网技术的普遍应用,公证行业开始普遍引入“办证软件”,并逐渐发展公证业务系统内部网络。公证办证软件和业务系统的推广普及,对于提高公证效率、规范办证流程、统一行业管理具有跨时代的进步意义。另一方面,软件和网络的不成熟和对设备要求的物理局限性,也导致在公证业务实际操作中存在难以摈弃的限制。

依赖目前国内公证行业普遍使用的各类公证办证软件,要求申请人及其委托代理人在工作日上班时间亲自到有办证条件的地点进行申请。所谓“有办证条件的地点”,是指配备安装有公证专用网络系统、公证办证软件的电脑客户端的办公场所,一般是公证处的办证接待大厅。申请人提供证明材料到接待点进行咨询、申请;公证接待人员当场审查材料、接待受理,在办证系统上按步骤输入申请人身份资料、扫描相关证明材料,软件自动生成并现场打印申请表、接待受理通知单和受理回执;现场与申请人进行沟通谈话,打印生成谈话笔录等。

公证接待从业人员都知道,离开了有公证专用网络、公证办证软件及其设备的物理空间,就无法及时、准确、便捷地对公证申请人进行受理公证业务,即使采用各种变通方式进行勉强补救,也无法真正做到完整准确及时的服务。

另一方面,随着社会经济发展的突飞猛进、人们自我保护法律意识的增强、公证改革的进一步深化,各个公证处业务量均成井喷上升趋势,加之公证从业人员缺乏,各个公证处相关业务人员大多满负荷甚至超负荷工作,以及公证从业人员重经济效益、轻社会效益现象,均导致了外出受理公证业务(以及办理公证业务)的推诿、设置障碍,有些地方公证机构甚至有杜绝上门受理相关公证的严重现象。②

这不仅是现阶段重经济效益,轻社会效益,“一切向钱看”不良风气的表现,而且长此以往,对公证行业良好的社会信誉度和“公平、公正”的行业形象会有很大的负面影响,甚至是难以挽回的负面影响。

二,现阶段外出受理公证的变通办法例举及其法律缺陷分析

笔者以一个典型公证案例来阐述现阶段公证行业外出上门受理公证的模式:

本公证处于日前接待一名我国西南地区口音的男性老者咨询,该老者称,他的儿子卢某因贩毒被获,现在本公证处执业区域地的某监狱服刑,卢某入狱前与妻子共有一处房产在四川某市。卢某现拟出售该房产,用于偿还入狱前所欠外债等,但是因为卢某正在服刑不能自由行动,无法到场办理出售房产相关事务。据卢某的父亲言之灼灼地声称,儿子卢某已经与其协商好,委托父亲全权代理其办理出售该房产的一切事宜,并对委托行为上门到其服刑监狱受理公证。

因卢某正在服刑,身份证件被监狱暂扣,卢某父亲提供卢某的身份证复印件、本人身份证、房产证等证明文件向公证处提出公证申请。公证处领导考虑到来者年高又千里外来,经研究后,指派公证人员变通接待了这一公证事项。由于公证处使用公证网络系统软件受理公证,如前所述,公证申请的正式受理,只能局限于在处内,并利用相关设备、专用网络和公证软件进行操作。于是只能根据卢某父亲提供的,未经核实的身份证复印件,以卢某为申请人在办证软件中输入公证申请资料,打印受理通知单及回执、告知书等,并拟定谈话笔录。同时根据卢父的陈述,为卢某代拟委托书文本。

需要强调说明的是,因为卢某正在服刑无法主动与公证人员见面沟通;另一方面,公证人员从快捷、经济的角度,一般也不会先去一趟监狱与卢某沟通后,再回处使用软件受理公证。上述公证受理,均是公证人员在未与实际申请人见面的情况之下,根据相关关系人的陈述,以及其提供的不完整资料,以虚拟的申请人来受理公证,以出自他人之口的代理的意思表述输入和打印相关文书和材料。这一点从程序上显然违反了公证程序规则的规定,但是又没有更有效更合理的方式去操作。所以说,是“变通”受理公证事项。变通,说明缺乏规则,而缺乏规则,则容易导致操作混乱和无序。或者在保守思想指导下,推诿为当事人服务。

回到本案例中,公证人员在软件上输入打印完全部的受理手续和相关文书后,即应当即日及时派员到监狱与卢某见面受理公证。但因为监狱相关接见规定和其他客观原因所限,受理当日没有成行,直到次日,公证人员才被安排在监狱接见室会见卢某。而前述相关受理书面材料上由公证办证软件自动生成的日期却是卢父来处代理申请的日期——这一无法修正的日期错误,成为囿于办证软件所导致的一个程序瑕疵,在以后生成的公证卷宗中,将是一个明显的扣分点,甚至会导致错证等难以预料的后果。

当次日公证人员与卢某第一次在监狱会见室见面交谈时,卢某竟潸然泪下。原来,其妻子正在与其申请离婚,而之前所欠外债债主也向其父亲和妻子讨债。卢某在到底委托妻子还是委托父亲卖房这一选择中正在纠结。事实证明,其父亲之前就哄骗了公证处,他并没有代表卢某的真实意思表示,导致起码这一公证申请无法继续受理,只能中止办证。

从本案例分析,首先,囿于办证软件的限制,外出受理公证即便变通勉强操作,也必须卡准时间,若因故延误,即成程序瑕疵,导致公证被推翻的风险。其次,处内接受口头请求,外出受理公证申请,有一定的失误率。因代理人不能陈述申请人的准确意思表示,或者申请人中途改变想法,以及其他不确定因素,都可能导致外出受理的失败。受理失败的结果,既费时费力,耽误公证人员工作时间精力,在公证费收取上也容易产生争议。如本案例中,卢某父亲以公证处未为其“办成”公证事项,未出具公证书为由拒缴公证费,甚至无理要求公证处支付其往返镇江的各项费用,遭到公证处的拒绝。再次,细究本案例,拟定的“申请人”卢某其实并无申请公证之自愿,而根据公证的基本原则,不考虑申请人的自愿,则公证干预在初始就是错误的。这是本案例所显现出来外出受理公证实务一个严重的理论缺陷,由代理人滥用他人的意思表示所致。

外出受理公证的程序瑕疵和各种乱象,成为导致公证处或其从业人员推诿、拒办相关公证事项的借口,尤其是那些费时费力、收费低廉的公证事项,最典型的就是外出为病危重老人受理遗嘱公证业务。长此以往,对公证服务水平和公证行业形象造成严重伤害,也导致公证管理的诸多困难。所以,重视和探究外出受理公证业务这一看似细微的节段,具有重要的现实意义。

三,外出受理公证程序可操作性方法论举要

我国公证法第二十六条和《公证程序规则》第十一条均明确规定了申请人“本人”、“亲自”申办公证的情况,根据实践经验,本人亲自申办公证,就是指申请人与公证人员面对面的申请、受理和其他公证程序。囿于目前公证办证系统软件所限,一般要求本人亲自申办公证就必须前往办证机构的物理空间申办。然而正如前述,尚有一定数量的因客观条件所限,申请人无法到公证处亲自申办的情况,这一类情况,就目前来看是法律法规的阳光无法普照的盲区,且尚无一条万全之策迅捷解决。笔者试图通过业内探索和实践经验,提出一些补救方法和操作要点。

(一)开发安装单机版公证办证软件。

根据笔者调查,目前各个公证机构所使用的办证系统软件大同小异,原理相通,均可延伸开发单机版操作系统。单机版公证办证软件安装于公证员所掌控的,经过清洁处理的笔记本电脑内,公证员可随身携带该笔记本电脑外出受理公证,根据申请人的申请,受理公证,生成申请表、受理通知单及其回执、告知书和谈话笔录,请申请人当场签名,完成整个公证受理程序。公证员回到办证机构以后,将该笔记本电脑与本处办证系统联网,实现单机版公证软件与公证系统的无缝对接,导入之前所受理的公证业务即可。

(二)完善公证收费系统

根据199731日起施行的《公证服务收费管理办法》规定,公证处可以向当事人预收公证服务费,并且规定,“因申请人提供伪证及举证不实而不能出具公证书的,预收的公证服务费不予退还。”

针对需要外出上门受理公证的事项,因公证人员与申请人并未见面,受理失误率高,以及外出产生差旅费等特殊情况,公证处可预收代为申请人公证服务费,并告知其预收费用在因申请人原因未能予以受理时不予退回。当然这一操作须要有法规的明确具体支持,以免双方扯皮。

(三)仔细审查代理申请情况

也就是说,来公证机构代申请人约请公证人员外出受理的人员,应当和申请人存在善意关系,并能较为准确表述申请人的意愿。在实际操作经验中,所谓善意关系,往往要具体分析,区别对待。例如对于卧床病危重老人,其身边子女来公证处约请,称其父母需设立遗嘱公证,公证人员赶赴现场后,发现老人并无此意思表示。却是老人邻居、同事等来约请的,十有八九是真实事实。这种情况下,病危重老人的邻居、同事比起其子女,更有“善意关系”。

针对在监服刑人员的公证申请,一般可要求其书面约请,该书面约请的申请书宜为发出于监狱的挂号信,也可由监狱管理方直接向公证机构电话约请。

对于尚羁押在看守所,尚未判决的刑事犯罪嫌疑人,因其涉及审讯未结,不应与外界接触的规定,无论是否是其真实意思表示,均应拒绝为其受理公证,待其正式服刑后再予以受理。

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① “外出”或者“上门”在行业法律法规规章中没有任何条文和词汇,只有类似2000年颁布《遗嘱公证细则》第五条(规定“遗嘱人申办遗嘱公证应当亲自到公证处提出申请。”但其第二款同时指出,“遗嘱人亲自到公证处有困难的,可以书面或者口头形式请求有管辖权的公证处指派公证人员到其住所或者临时处所办理。”)这类可供参考的法律精神。

② 根据司法部赵大成副部长在中公协第七次代表大会上的讲话,全国公证行业近年来办证量均突破1000万件。而我国现有公证员1万多人,人均年办证量约1000件。按照每年约250个工作日计算,每个公证员每天办理公证4件。而根据业内经验,外出受理和办理本文所述各类委托、声明书或者遗嘱公证,顺利的话也需要两人(其中只要一名公证员)半个工作日,公证收费只有200元。与其他公证业务比较,经济效益孰重孰轻一目了然。

我国《公证服务收费办法》规定,公证处为申请人提供公证服务过程中发生的一些费用,由申请人另行支付,但其中不包括公证人员的“误工误时费”。另规定,因申请人提供伪证及举证不实而不能出具公证书的,预收的公证服务费不予退还。但卢父根本不算该案例中的“申请人”。

所谓公证活动根据当事人的自愿,就是说公证机关在办理公证的时候,要充分地考虑当事人的自愿,反之,如果当事人不申请公证,则公证机关不得进行干预。(《公证程序规则》及其修改探析杨荣元)

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